Cour fiscale des États-Unis : des décisions récentes soulignent l’importance de documenter les activités de R-D

Deux jugements récents aux États-Unis illustrent combien de temps et d’argent peuvent être gaspillés lorsque les entreprises ne font pas preuve de vigilance et de stratégie dans leurs demandes de crédits d’impôt pour la R-D. 

Dans les deux affaires Little Sandy Coal c. Commissaire et Scott Moore et al. c. Commissaire, les tribunaux ont conclu que les contribuables n’avaient pas réussi à justifier certaines activités et leurs dépenses de recherche admissibles (QRE) principalement en raison d’un manque de documentation adéquate. 

Au-delà de la leçon sur l’importance de bien conserver ses dossiers, ces causes mettent en lumière plusieurs occasions manquées où les contribuables auraient pu tirer avantage du régime fiscal. 

Nous allons examiner ces occasions manquées et voir comment l’expertise fiscale peut faire toute la différence dans le calcul des demandes de crédits d’impôt pour la R&D. Mais d’abord, il est essentiel de comprendre les critères d’admissibilité définis dans le programme fédéral de crédit pour l’augmentation des activités de recherche (aussi appelé crédit d’impôt pour la R&D).

Comprendre les activités et dépenses de recherche admissibles

L’IRS présente un test en quatre volets que les activités doivent réussir pour être reconnues comme QRE admissibles au crédit d’impôt pour la R&D :

• Les activités visent à développer de nouvelles caractéristiques ou à améliorer la performance, la fonctionnalité, la qualité ou la fiabilité d’un produit, d’un procédé, d’une formule, d’une invention, d’un logiciel ou d’une technique (un élément d’affaires);
• Les activités ont pour but de découvrir de l’information afin d’éliminer une incertitude technique concernant la conception, la méthodologie ou la capacité de l’élément d’affaires;
• Les activités impliquent un processus itératif d’expérimentation;
• Le processus d’expérimentation repose sur les principes des sciences dures.

Si les activités d’un contribuable respectent ces quatre critères, les dépenses comme les salaires des employés, les matériaux tangibles (fournitures) et les frais de recherche sous contrat peuvent être admissibles au crédit d’impôt pour la R-D. 

Même s’il y a probablement eu plusieurs erreurs tout au long du processus de demande et de défense, les difficultés des contribuables dans les deux Little Sandy Coal et Moore affaires découlent surtout du manque de documentation démontrant leur conformité à ce test en quatre volets. 

Little Sandy Coal: Perte de l’avantage de la règle du rétrécissement

Dans le cas de Little Sandy Coal, malgré plusieurs faux pas, l’erreur principale des contribuables a été de « voir trop large » dans la définition de leurs QRE. 

Little Sandy Coal a présenté une demande de crédits d’impôt pour la R&D pour le développement de 11 navires prototypes pour l’année fiscale se terminant en juin 2014. Plutôt que de cibler des parties précises des navires comme QRE admissibles, Little Sandy Coal a défini son composant d’entreprise comme étant la barge entière qu’elle construisait, selon la règle du « substantially all » du crédit d’impôt pour la R&D. 

La notion de « substantiellement tout » s’applique lorsque 80 % ou plus des activités de recherche menées constituent des éléments d’un processus d’expérimentation. C’est crucial, car l’IRS permet alors de réclamer 100 % des dépenses admissibles du projet au crédit. 

Le problème, c’est que même si plusieurs parties des navires et les dépenses liées à ces parties étaient nouvelles, cela ne veut pas dire que la quasi-totalité des activités de conception et de fabrication des navires constituaient un véritable processus d’expérimentation. En fait, la cour a précisé que « la section 1.41-4(a)(6) exige que le test du substantially all soit appliqué aux activités – et non aux éléments physiques du composant d’entreprise en développement ou en amélioration. »

Little Sandy Coal a défendu sa demande en affirmant que, puisque les composants d’entreprise étaient des prototypes, ils avaient été, par définition, créés dans le cadre d’un processus d’expérimentation. Mais l’IRS et la cour fiscale ont rejeté cet argument et ont précisé que Little Sandy Coal n’a pas fourni de documentation démontrant qu’au moins 80 % de ses activités de recherche relevaient d’un processus d’expérimentation.

En d’autres mots, même si la cour reconnaît que le contribuable a mené certaines activités de R&D, Little Sandy Coal n’a pas présenté de documentation suffisante pour prouver le processus d’expérimentation utilisé lors du développement des navires, et encore moins pour démontrer que 80 % des activités sur chaque navire soutenaient ce processus. Donc, puisque les activités ne respectaient pas ce seuil, les dépenses associées ont aussi été refusées. 

Ce qui est probablement le plus frustrant pour les contribuables, c’est qu’en omettant de fournir une documentation détaillée, Little Sandy Coal ils ont perdu la possibilité d’appliquer la règle du rétrécissement. Cette règle s’applique lorsqu’un contribuable vise trop large dans la définition de son composant d’entreprise (as Little Sandy Coal ce qui a été le cas ici en incluant tout le groupe de barges dans la demande initiale) mais fournit assez de documentation pour identifier des parties plus restreintes du projet de conception comme QRE. 

Little Sandy Coal n’avait aucune documentation supplémentaire pour appliquer la règle du rétrécissement, ce qui l’a laissé sans recours lors du règlement du dossier en mars dernier. 

Moore: Une leçon sur la mauvaise documentation

Little Sandy Coal a aussi été critiqué pour ne pas avoir documenté adéquatement le lien entre les activités des employés et les résultats. Cette erreur était au cœur du dossier des contribuables dans la Moore décision. 

Dans cette cause, Scott et Gayla Moore remettaient en cause leur déclaration initiale au nom de Nevco, Inc. (leur société S), qui réclamait 65 % du salaire de leur chef de l’exploitation (COO) comme dépenses admissibles pour les années d’imposition 2014 et 2015. Fait important : le COO a témoigné avoir consacré « plus de 50 % » de son temps au développement de produits, ce que d’autres employés ont confirmé. Même si la cour fiscale a reconnu que le COO participait à certaines activités de R-D, elle a jugé que toutes ses tâches en développement de nouveaux produits n’étaient pas admissibles à titre de R-D. 

De plus, Nevco n’a présenté aucune méthode expliquant comment elle avait estimé le temps consacré par le COO à la recherche et développement, par opposition au développement de nouveaux produits en général. En fait, la documentation montrait que le COO était en réalité à deux échelons du développement de produits proprement dit. 

Autre point à retenir : même si certains précédents juridiques acceptent le témoignage oral pour prouver la participation à des activités de R-D, on constate maintenant que cela ne suffit plus. Il faut appuyer ces témoignages par une documentation solide. 

Dans sa décision finale, la cour a conclu que « le dossier ne fournit aucune estimation du temps que [le COO] a consacré à la recherche admissible, par opposition au développement de nouveaux produits en général ». Par conséquent, aucun salaire ni prime du COO n’a été reconnu comme recherche admissible. Cette décision démontre l’importance de documenter la méthode de calcul des dépenses de R-D et de conserver les preuves pour appuyer la demande. 

S’entourer d’experts pour maximiser vos retombées – et éviter les pièges courants du crédit d’impôt pour la R-D

De base, les entreprises devraient toujours faire le suivi de leurs activités de R&D et conserver toute la documentation pertinente – autant de façon continue pendant les projets que lors de la saison fiscale – pour ne pas passer à côté d’occasions de défendre ou même de réviser leur demande (par exemple, la règle du rétrécissement). 

Dans les deux cas, on constate que l’IRS ne remet pas en question l’admissibilité de certaines dépenses ou du temps. Ce qui est contesté, c’est le pourcentage de temps ou de coûts admissible, ainsi que la documentation qui prouve la justesse des estimations utilisées. 

C’est important, car même si la jurisprudence reconnaît l’utilisation d’estimations pour calculer le crédit de R-D, cela ne dégage pas le contribuable de sa responsabilité de documenter la façon dont ces estimations ont été établies et de prouver leur exactitude. 

En résumé : si vous réclamez le crédit d’impôt pour la R-D, vous devez respecter à la fois les exigences de la Section 41 et celles de l’IRS en matière de documentation.

Un système de tenue de dossiers en temps réel – incluant notes, résultats de tests, feuilles de temps, données de coûts et preuves d’incertitude technologique ou d’expérimentation scientifique – est essentiel pour réclamer le crédit. 

Il est aussi crucial de s’entourer de partenaires capables de vous guider dès le départ, afin d’éviter les erreurs de déclaration, d’économiser temps et argent à la période des impôts, et de prévenir les longues batailles juridiques qui peuvent survenir si votre demande est refusée. 

Pour découvrir comment votre équipe peut mieux suivre ses progrès (et ainsi simplifier la qualification au crédit d’impôt), consultez notre plus récent blogue, Suivez votre R&D, pas vos crédits d’impôt.

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