Si votre exercice financier se termine en décembre, vous avez jusqu’en juin pour réclamer les dépenses admissibles à la RS&DE engagées en 2012, soit dans moins de deux mois. Pour maximiser vos chances de succès, il est crucial de tenir une documentation à jour de vos activités et de l’avoir prête à soumettre. Trop d’entreprises négligent cet aspect et s’en mordent les doigts par la suite.
La documentation « contemporaine », c’est quoi au juste? Pas de souci, on vous explique.
« Contemporaine » signifie que la documentation est créée au fur et à mesure, pendant que les activités se déroulent. Pour vos demandes de crédits RS&DE, c’est un élément clé. Vous devez consigner vos recherches, développements et défis tout au long du projet pour appuyer votre demande. Plus votre demande est importante, plus vous aurez intérêt à accumuler de la documentation, surtout si l’ARC décide d’examiner votre dossier.
Tenir une documentation contemporaine semble simple, mais ce n’est pas toujours évident à appliquer au quotidien. Reconstituer la documentation d’un projet après coup prend beaucoup plus de temps, et certaines équipes ratent même les délais parce qu’elles n’ont pas eu le temps de tout retrouver.
Voici 5 astuces pour rester à jour dans votre documentation et déposer votre prochaine demande RS&DE sans stress :
1. Utilisez un système de gestion de projet
Ces outils ne servent pas qu’à suivre vos tâches; ils permettent aussi de consigner le temps passé et les défis rencontrés. Vous connaissez sûrement BaseCamp, JIRA et Asana (et il y a toujours Excel). Voici quelques autres outils qui ont fait leurs preuves :
[list list_style=”darkGrayDot”] [/list]2. Suivez 100 % de votre temps, activité par activité
Beaucoup d’équipes avec qui nous travaillons savent combien de temps elles consacrent à un projet et comprennent qu’il faut comptabiliser 100 % de leur temps. Nous vous recommandons d’aller plus loin et de suivre le temps selon chaque activité admissible à la RS&DE. Voici quelques catégories à mettre en place :
[list list_style=”darkGrayDot”]- Développement
- Tests
- Gestion de projet
- Analyse technique
- Exigences techniques
3. Programmez des rappels pour vous et votre équipe afin de suivre le temps et mettre à jour les notes
Si votre équipe a du mal à remplir les feuilles de temps chaque jour ou chaque semaine, planifiez-le à l’avance. Choisissez une journée par semaine et prenez le temps de consigner vos heures. Profitez-en aussi pour mettre à jour les défis et les notes dans votre système de gestion de projet ou…
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4. Discutez des défis du projet lors de votre réunion hebdomadaire (scrum)
On suppose que vous rencontrez votre équipe au moins une fois par semaine. Si c’est le cas, ajoutez un point à l’ordre du jour pour discuter des défis et désignez une personne responsable de prendre des notes (n’oubliez pas de les dater!). Vous pouvez même utiliser un formulaire simple comme celui-ci :
| Projet : | Projet X |
| Date : | 8 mai 2014 |
| Heure de début : | 10 h |
| Heure de fin : | 10 h 25 |
| Participants : | Bill, Bob, John |
| Défis : Veuillez décrire brièvement les obstacles technologiques rencontrés cette semaine et résumer les solutions apportées. | Les tests ont révélé une faible performance avec plus de 100 utilisateurs simultanés. L’échange de messages entre le composant X et le composant Y prenait 500 ms; la limite est de 100 ms. Pour améliorer la performance, nous avons développé un nouveau mécanisme d’échange de messages pour éliminer la nécessité de sérialiser/désérialiser les messages. La performance est passée à 300 ms. Le travail se poursuit pour optimiser davantage. |
5. Soyez organisé
Organiser la documentation n’est pas la première chose à laquelle on pense en lançant un projet, surtout si on n’est pas certain de son admissibilité à la RS&DE. Pourtant, cela peut vous faire économiser énormément de temps.
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Créez une étiquette de courriel interne pour votre projet et classez-y tous les messages pertinents afin d’y accéder facilement. (Ou essayez un outil comme Slack pour éliminer les courriels inutiles!)
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Prenez en photo vos dessins sur tableau blanc et sauvegardez-les dans votre système de gestion de projet (ou dans un dossier partagé, au besoin).
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Conservez vos cahiers de notes et identifiez les pages importantes pour éviter d’avoir à tout relire plus tard. Assurez-vous que chaque page soit datée.
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Pour les entreprises en logiciel, consignez vos notes directement dans le code source. Ajoutez-y les résultats de tests et vos analyses ou conclusions, si possible.
Avoir une documentation R-D à jour vous permet de profiter rapidement du délai de production de 6 mois. Ce délai vous donne accès à un crédit remboursable, souvent versé aux sociétés privées sous contrôle canadien en moins de 68 jours. Commencez à documenter tôt pour ne pas manquer une occasion de remettre de l’argent dans votre compte bancaire.
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