Les consultants et conseillers en RS&DE ne sont pas des fournisseurs de services comme les autres. Pendant le processus de réclamation RS&DE, ils auront accès à des renseignements hautement confidentiels et privés. Ils apprendront à bien connaître votre entreprise et plusieurs de vos employés. Les meilleurs consultants en RS&DE vous accompagnent à chaque étape, surtout si votre dossier fait l’objet d’un examen.
Ne choisissez pas simplement le premier consultant qui vous approche. Il est essentiel de prendre le temps de poser les bonnes questions pour vérifier si le consultant convient à votre entreprise. Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses, mais nous vous recommandons de poser ces 7 questions :
1. Combien de demandes de RS&DE avez-vous traitées?
Cette question peut sembler évidente, mais il est important de bien comprendre leur expérience en matière de déclarations RS&DE. Demandez-leur surtout : « Combien de vérifications ou d’audits de demandes de RS&DE avez-vous traversés et défendus avec succès? » Vous voulez un partenaire expérimenté, prêt à vous accompagner si votre dossier est examiné.
Testez aussi leurs connaissances sur les derniers changements au programme de RS&DE et sur l’impact direct que cela pourrait avoir sur votre demande. (Avant de poser cette question, prenez le temps de vous informer sur le programme pour préparer vos propres questions!)
2. Quelle est votre spécialité?
Chaque secteur a ses particularités et exige une approche adaptée. Le consultant doit comprendre les pratiques courantes de votre industrie et savoir comment vos activités de R-D vont au-delà de la norme, que ce soit en ingénierie, en développement logiciel ou en sciences.
Demandez-leur comment ils abordent l’aspect technique de la demande. Ont-ils une bonne compréhension de votre technologie ou de vos développements? Seront-ils capables d’expliquer clairement les avancées réalisées?
Par exemple, certaines demandes dans le secteur du développement logiciel sont mieux servies par un cabinet axé sur l’aspect technique, qui comprendra mieux la réalisation technique. D’autres types d’expertise pourraient ne pas saisir toute la complexité et l’ampleur de votre innovation et risquent de passer à côté de certaines activités admissibles à la RS&DE.
3. Qui va préparer la demande?
Cette question est souvent négligée au début. Elle devient pourtant cruciale une fois le contrat signé et la collecte des documents techniques commencée.
Demandez précisément qui préparera votre dossier. S’agit-il d’un membre de leur équipe interne ou sous-traitent-ils à un tiers?
Dans les grandes firmes, il arrive que la personne senior rencontrée au départ ne s’occupe pas du dossier. Celui-ci est confié à un employé junior, moins expérimenté. Dans ce cas, informez-vous sur leurs processus d’assurance qualité pour vous assurer qu’un consultant chevronné révise le tout avant la soumission.
4. Quelle est votre approche pour la demande RS&DE? Pouvez-vous me décrire comment se déroule une demande RS&DE et à quoi je peux m’attendre?
Cette question vous permet de voir à quel point le consultant s’investit pour bien comprendre l’aspect technique de votre dossier. Une demande RS&DE bien préparée commence toujours par la base technique, puis on passe à l’aspect financier.
À ce stade, assurez-vous de discuter de ce qui se passe en cas de vérification. Est-ce qu’ils s’engagent à vous accompagner pour défendre votre dossier? Ou serez-vous laissé à vous-même?
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5. Paiement. Comment ça fonctionne?
Vous avez sûrement compris que ce service est complexe et qu’il y aura des frais. Demandez comment et surtout QUAND le consultant sera payé.
Certains consultants fonctionnent selon des honoraires conditionnels : ils ne sont payés que si votre demande est acceptée. Cela peut prendre quelques mois, mais vous savez que vous avez un partenaire motivé à maximiser votre remboursement.
D’autres exigent un paiement à l’avance. C’est légitime, mais gardez en tête que vous payez pour un service sans garantie de succès.
Nous reviendrons sur le débat entre honoraires conditionnels et paiement à l’avance dans un autre article. Au final, c’est à vous de choisir ce qui vous convient le mieux.
6. Comment vos honoraires sont-ils structurés?
Facturez-vous un montant fixe ou utilisez-vous une structure à paliers? Est-ce flexible?
Certains consultants facturent un pourcentage fixe sur le montant des crédits d’impôt à l’investissement (CII) obtenus. Peu importe la taille de la demande, ils peuvent prendre entre 15 et 22 % du montant réclamé. Ce pourcentage varie d’un cabinet à l’autre.
D’autres adoptent une approche à paliers : plus le montant des CII augmente, plus leur pourcentage diminue. Tout dépend de la taille potentielle de votre demande et de votre niveau de confiance envers le fournisseur.
Les modalités du contrat peuvent aussi influencer votre choix : Pour combien d’années comptez-vous travailler avec ce consultant? Prévoyez-vous augmenter vos dépenses en R-D dans les prochaines années? La durée du contrat a-t-elle un impact sur les frais?
7. Pouvez-vous fournir des références de clients?
Un bon fournisseur de services RS&DE pourra vous donner des références de clients satisfaits. Avant de contacter ces références, faites d’abord vos propres recherches. Consultez les avis en ligne, les témoignages, les études de cas ou demandez à vos pairs dans l’industrie. Il y a de fortes chances que d’autres innovateurs aient déjà fait affaire avec un consultant RS&DE et puissent partager leur expérience.
En résumé, nous voulons vous outiller avec des questions pertinentes pour vous aider à choisir le bon consultant RS&DE selon vos besoins. Une firme expérimentée répondra volontiers à toutes vos questions dès le départ. Mais la question la plus importante à vous poser demeure : avez-vous confiance en ce consultant et croyez-vous qu’il saura maximiser votre demande RS&DE?
N’hésitez pas à ajouter d’autres questions que vous posez à vos consultants RS&DE potentiels dans la section des commentaires ci-dessous.
