Tout ce que vous devez savoir sur les vérifications RS&DE

Les vérifications de l’ARC sont inévitables.

Lorsque vous soumettez une demande de RS&DE, il est toujours possible que l’ARC souhaite examiner votre dossier de plus près pour s’assurer que vous respectez bien les exigences du programme.

L’ARC a d’ailleurs renommé ce processus pour le rendre moins intimidant : on parle maintenant d’une « vérification de l’ARC ».

Certaines entreprises à qui nous avons parlé craignent tellement d’être vérifiées par l’ARC qu’elles ne déposent même pas de demande de RS&DE. (Oui, elles laissent des crédits d’impôt potentiels sur la table.) L’objectif de cet article est de vous familiariser avec le processus de vérification de l’ARC afin que vous sachiez à quoi vous attendre et puissiez prendre des décisions éclairées.

Avant de commencer, il est important de préciser qu’être sélectionné pour une vérification de l’ARC ne signifie pas que votre entreprise et vos états financiers seront entièrement vérifiés – seule l’information fournie dans votre demande de RS&DE sera examinée.

Le processus de demande de RS&DE

Après avoir soumis votre demande de RS&DE, l’ARC analyse et traite l’information à l’interne. En 2012 seulement, l’ARC a traité environ 23 000 demandes. Pour gagner en efficacité, elle utilise un système informatique qui repère les erreurs ou incohérences dans les dossiers. Une fois votre demande analysée, votre organisation recevra un avis de cotisation vous indiquant si votre demande a été « acceptée telle quelle » ou si l’ARC souhaite effectuer une « vérification technique et financière détaillée ».

Trois types de vérifications de l’ARC

Beaucoup ignorent qu’il existe en fait trois types de vérifications de l’ARC :

1. Vérification administrative
2. Vérification financière seulement
3. Vérification financière et technique

Si votre dossier passe par une vérification administrative, cela signifie qu’une personne a lu manuellement votre formulaire fiscal pour en vérifier l’exactitude. Après cette étape, il arrive qu’on vous demande des précisions d’ordre technique.

Une vérification « financière seulement » signifie qu’un agent de l’ARC examine uniquement la partie financière de votre demande. Le rapport technique n’est pas analysé; on vérifie simplement les chiffres et leur exactitude.

Le dernier type est la vérification financière et technique détaillée. Celle-ci est plus poussée : un représentant de l’ARC se déplace dans vos bureaux pour examiner sur place la documentation technique et financière à l’appui de votre demande, et pour rencontrer les membres clés de votre équipe technique. Il est essentiel que vos préparateurs de demandes de RS&DE soient présents lors de cette rencontre pour défendre votre dossier. (Nous avons entendu des histoires d’horreur où des consultants disparaissent dès qu’une vérification est annoncée. Choisissez le bon préparateur et assurez-vous qu’il vous accompagne jusqu’au bout!)

Service-conseil pour nouveaux demandeurs

Un nouveau service a été lancé début 2014 pour les premiers demandeurs : le Service consultatif pour les nouveaux demandeurs. Après votre première demande, l’ARC peut demander à vous rencontrer pour s’assurer que vous avez tout ce qu’il faut pour réussir vos prochaines demandes de RS&DE. Elle vous fera des recommandations basées sur votre dossier actuel, mais il ne s’agit PAS d’une vérification ni d’un audit. (Nous avons déjà abordé ce service dans un billet précédent.)

Déclencheurs fréquents de vérification par l’ARC

Certains éléments de votre dossier augmentent le risque de vérification. Voici les plus courants :

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• Demandes de grande valeur (surtout celles de plus de 250 000 $)

• Documentation ou tenue de dossiers insuffisante

• Dépenses élevées en sous-traitance

• Dépenses en immobilisations importantes (pour 2013 et avant, car ce n’est plus admissible depuis 2014)

• Si le propriétaire agit aussi comme sous-traitant

• Avoir déjà soumis une demande refusée par le passé

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(Si l’un de ces éléments vous préoccupe, nous pouvons analyser votre situation et en discuter avec vous.)

Conclusion

Même si les vérifications de l’ARC sont fréquentes et ne devraient pas vous inquiéter, il faut savoir qu’être sélectionné PEUT rallonger le processus de demande de RS&DE de quelques mois. Autrement dit, il faudra patienter un peu plus longtemps avant que votre crédit d’impôt soit confirmé et que l’argent* soit déposé dans votre compte.

Collaborez avec un préparateur de demandes de RS&DE qualifié et expérimenté. Il saura vous guider à chaque étape, vous éviter bien des soucis et s’assurer que votre dossier est solide et bien défendu en cas de vérification.

Si votre dossier est bien préparé et exact, vous n’avez aucune raison de vous inquiéter.

*pour les sociétés privées sous contrôle canadien seulement.