Vous craignez que votre demande de RS&DE ne soit pas acceptée par l’ARC? Assurez-vous que les pratiques de documentation de vos équipes sont à jour. Nous sommes là pour vous accompagner.
Critères d’admissibilité au programme RS&DE
Pour que votre projet de R-D soit admissible au programme RS&DE, il doit répondre aux critères suivants :
[list list_style=”darkGrayDot”]- avancement technologique
- incertitude technologique
- contenu technique
Comment convaincre l’ARC que votre projet respecte ces trois critères? Grâce à la documentation!
Exigences documentaires
L’ARC exige que la documentation soit produite au fur et à mesure des découvertes, et non six mois plus tard.
Pour y arriver, datez systématiquement vos documents. Il est aussi essentiel que votre documentation mette en lumière les obstacles et défis rencontrés par votre équipe tout au long du projet. Il ne suffit pas de prendre une photo du tableau blanc, de sauvegarder les comptes rendus d’une réunion ou d’extraire un rapport du système de contrôle de versions; il faut démontrer ce que vous ignoriez au départ et comment vous avez progressé, étape par étape.
Votre documentation devrait vous permettre de répondre aux questions suivantes :
[list list_style=”darkGrayDot”]- Quel travail a été effectué?
- Quels défis avez-vous rencontrés?
Plus votre documentation est précise, mieux c’est. Une note comme « Cette fonctionnalité ne marchait pas aujourd’hui » ne vous aidera pas si l’ARC examine votre dossier.
Suivi du temps
Le suivi du temps est sans doute la pièce de documentation la plus importante! Vos feuilles de temps prouvent sur quoi vous avez travaillé et combien de temps vous y avez consacré.
Votre crédit d’impôt est calculé en fonction d’un pourcentage des salaires ou montants investis en R-D. L’ARC veut voir un portrait clair et détaillé des dépenses, et s’assurer que votre documentation appuie votre demande.
Attention : une documentation ou un suivi du temps inadéquats peuvent réduire considérablement votre crédit potentiel. L’ARC a déjà refusé des demandes mal documentées. Ne laissez pas cela arriver à votre équipe!
Conseils pour le suivi RS&DE
1. Formez votre équipe sur ce qui est admissible ou non
Rassemblez vos équipes et discutez des projets et fonctionnalités admissibles au programme RS&DE. Cette clarté orientera vos efforts et aidera chacun à comprendre pourquoi il est important de documenter les défis rencontrés sur ces projets.
2. Suivez 100 % de votre temps par activité
Allez plus loin dans le suivi du temps : documentez 100 % de vos heures. Pour une équipe de développement logiciel, nous recommandons de créer les catégories de suivi suivantes :
[list list_style=”darkGrayDot”]- Développement
- Tests
- Gestion de projet
- Analyse technique
- Exigences techniques
- Administration
3. Parlez des défis de vos projets lors du scrum hebdomadaire
La plupart des équipes se réunissent chaque semaine, parfois plus. Profitez-en pour ajouter un point à l’ordre du jour sur les défis rencontrés, et désignez une personne pour prendre des notes (en n’oubliant pas de les dater!).
Si vous avez encore des doutes sur votre documentation ou votre système de suivi du temps, contactez-nous. Nous vous indiquerons quels projets sont admissibles à la RS&DE et comment bien documenter pour maximiser vos crédits à venir.
